In een steeds verder digitaliserende wereld is efficiënte en veilige facturatie essentieel voor bedrijven. Peppol is een internationaal netwerk dat dit proces vereenvoudigt door bedrijven en overheden veilig met elkaar te laten communiceren via e-facturatie. Maar wat is Peppol precies, en waarom is het verplicht voor freelancers en ondernemers die voor de overheid werken? In deze blog leggen we het uit.
Wat is Peppol?
Peppol(Pan-European Public Procurement OnLine) is een gestandaardiseerd netwerk voor elektronische facturatie en document uitwisseling tussen bedrijven en overheden.Dit systeem is ontwikkeld om de administratieve lasten te verminderen en de efficiëntie te verhogen bij het verzenden en ontvangen van facturen. Peppol maakt gebruik van een gestandaardiseerd formaat, waardoor facturen direct verwerkt kunnen worden in boekhoudsoftware en ERP-systemen zonder handmatige invoer.
Is Peppol verplicht voor freelancers en ondernemers die voor de overheidwerken?
Ja, Peppol is verplicht voor freelancers en bedrijven die facturen sturen naar de Nederlandse overheid. De overheid accepteert alleen e-facturen en stelt Peppol als standaard voor digitale facturatie. Dit betekent dat als je als freelancer een opdracht uitvoert voor een overheidsinstantie, je jouw factuur via Peppol moet versturen.
Er zijn twee manieren om dit te doen:
1. Via Peppol – Je registreert je bij een Peppol Access Point en verstuurt je facturen elektronisch via dit netwerk.
2. Via het Leveranciersportaal – Als je slechts af en toe een factuur stuurt naar de overheid, kun je gebruikmaken van het gratis Leveranciersportaal. Hier voer je handmatig je factuur in, die vervolgens in het juiste e-facturatie formaat wordt verzonden. Maar dit kan je ook gebruiken indien je boekhoud- of ERP systeem Peppol niet ondersteund, zie hier een overzicht.
Hoe werkt Peppol?
Peppol werkt via een beveiligd netwerk met erkende serviceproviders, ook wel Peppol AccessPoints genoemd. Ondernemers en organisaties die zich registreren bij Peppol krijgen een unieke identificatie, de Peppol ID. Via een Peppol Access Point kunnen bedrijven veilig facturen en andere documenten uitwisselen met andere geregistreerde bedrijven en overheidsinstanties, ongeacht welk boekhoud- of ERP-systeem zij gebruiken.
De belangrijkste voordelen van Peppol:
Veiligheid en betrouwbaarheid – Peppol werkt via beveiligde en gecertificeerde netwerken, wat zorgt voor een betrouwbare gegevensuitwisseling.
Efficiëntie en kostenbesparing –Doordat facturen automatisch verwerkt worden, bespaar je tijd en verminder je de kans op fouten.
Internationale standaard – Peppol wordt in meerdere landen erkend en gebruikt, wat het ideaal maakt voor internationale handel.
Verplichting voor overheidsopdrachten – In Nederland is e-facturatie via Peppol al verplicht voor bedrijven en freelancers die zaken doen met de overheid.
E-facturatie naar de overheid via het Leveranciersportaal
Aan de landelijke overheid kun je alleen nog maar elektronische facturen sturen,e-facturatie genaamd. Ondernemers die maar af en toe een factuur naar de overheid sturen, kunnen via een speciaal Leveranciersportaal hun facturen invoeren. Vanuit dit portaal wordt de factuur als elektronische factuur naar de betreffende Rijksdienst verzonden. Aan het gebruik van het portaal zijn geen kosten verbonden.
Registratie voor het Leveranciersportaal
Je kunt je eenvoudig registreren op de website leveranciersportaal.rijksinkopen.nl:
1. Kies Registreren op het beginscherm van het leveranciersportaal.
2. Geef je bedrijfsnaam en e-mailadres open maak een wachtwoord aan.
3. Bij het inloggen ontvang je een unieke code op je e-mailadres ter verificatie.
4. De eerste keer geef je je btw-nummer en je bankrekening op.
Facturen invoeren in het Leveranciersportaal
Een e-factuur moet aan dezelfde eisen voldoen als een normale factuur. Daarnaast moet het Organisatie-identificatienummer (OIN) van de klant erop staan. Het OIN-nummer van de betreffende Rijksdienst kun je hier opzoeken.
Waarom zou je Peppol gebruiken als ondernemer?
Veel bedrijven schakelen over op e-facturatie om kosten en administratieve lasten te verminderen. Peppol biedt een gestandaardiseerde oplossing die naadloos integreert met bestaande boekhoudsoftware. Dit betekent minder tijd besteden aan handmatige invoer en meer focus op je kernactiviteiten.
Daarnaast wordtPeppol steeds vaker door bedrijven en overheden verplicht gesteld. Als je al gebruikmaakt van Peppol, loop je niet het risico achter te blijven bij wet- en regelgeving en kun je eenvoudig zaken doen met andere partijen binnen het netwerk.
Hoe meld je je aan voor Peppol?
Wil je Peppol gebruiken voor je bedrijf? Dan moet je je registreren bij een erkende Peppol Access Point-provider. In Nederland zijn er verschillende providers die Peppol-diensten aanbieden, vaak geïntegreerd in boekhoud- en facturatiesoftware. Na registratie ontvang je een Peppol ID en kun je beginnen met het verzenden en ontvangen van e-facturen via het netwerk.